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关于做好校友信息采集工作的通知
 
通知公告  加入时间:2017/04/18 09:37:51     点击:

各学院:

校友信息数据库是开展校友联络的基础性工作,学校明年即将迎来办学60周年校庆,准确掌握校友信息、加强校友联络是做好60周年校庆工作的前提。因此,学校决定以学院为单位全面开展校友信息采集工作,现就有关事宜通知如下。

一、湖南文理学院校友范围

曾在常德师范专科学校、常德地区中学教师进修学校、常德半农半读师范专科学校、常德农校、常德合作干校、常德共产主义劳动大学、常德师范高等专科学校,常德地区函授教学辅导站、常德地区教学辅导站、常德地区教师进修学校、常德师专培训部、常德市高函站、常德市中函站、常德教育学院,湖南农学院常德分院、常德基础大学、常德高等专科学校、常德高教引进中心、常德地区戏剧学校、常德戏曲学校、常德市艺术学校、常德城建职校、常德师范学院,湖南文理学院、湖南文理学院附属艺术中学、湖南文理学院附属艺术职业技术学院和湖南文理学院芙蓉学院学习的全日制、函授(含夜大)各层次毕业生、肄业生、进修生(含各种短训班、干训班、研修班等)、自考生、留学生任教任职者(含外籍教师)。

二、此次信息采集的校友范围

第一条中所列的各层次毕业生、肄业生、进修生(含各种短训班、干训班、研修班等)、自考生、留学生。

三、信息采集的步骤

(一)名册提供:除芙蓉学院和继续教育学院外,我办提供分学院、分专业的校友基础信息(提供电子文档下载)。名册分两个阶段提供,我办先行提供2002年至2016年期间的毕业生名册,5月中旬再提供2001年及其以前的毕业生名册;芙蓉学院和继续教育学院由本单位按照《湖南文理学院历届毕业生校友信息登记表》(附表1)、《湖南文理学院历届毕业班级信息登记表》(附表2)字段格式整理好校友信息,为了统一数据格式,请用EXCEL制表,附表请从学校OA系统中下载。

(二)信息采集:各学院安排专人负责此项信息采集工作,认真填报附表1和附表2。需采集的字段尽量做到准确无误,其中工作所在地属湖南省的请填写至县,如常德市汉寿县;属外省的请填写至地级市,如广东省东莞市;属直辖市的直接填直辖市即可。

(三)汇总入库:各教学院上报采集数据表(含纸质和电子文档),由我办进行数据汇总。

(四)共享查询:我办数据汇总后,建立公共查询平台,实现按不同关键字段的共享查询。

四、工作要求

(一)请各学院在2017620日前完成校友数据采集工作,并完成数据上报。

(二)做好校友联络工作有利于学院的建设和发展,各学院领导要支持此项工作,召开专门会议,安排专人负责校友信息数据采集工作,同时要充分发挥班主任、辅导员和离退休教师的力量,力求信息采集的及时性和准确性。

特此通知。

校友联络总会办公室

2017418


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